Specjalista

Warunki pracy

Budynek przy ul. Stefana Batorego 5:

Wejście do budynku od strony ul. Rakowieckiej 2a w Warszawie (Biuro Przepustek) wyposażone w windę zewnętrzną dla osób niepełnosprawnych.

Wejście do budynku przy ul. Stefana Batorego 5 wyposażone w podjazd dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Szerokość ciągów komunikacyjnych i drzwi wewnętrznych dostosowane są do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Wewnątrz budynku znajdują się windy ułatwiające poruszanie się,

Na parterze i piętrach: I, II, III i IV  (z pięciu pięter budynku) znajdują się łazienki dostosowane do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.

Warunki dotyczące charakteru pracy:

• 
  
• praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,
  
• nietypowe godziny pracy,
  
• obsługa klientów zewnętrznych i wewnętrznych.
  

Zakres zadań

• Prowadzenie sekretariatu Kierownictwa MSWiA.
• Prowadzenie spraw związanych z planowaniem, opracowaniem i aktualizacją harmonogramu spotkań Kierownictwa MSWiA.
• Wykonywanie zadań zleconych bezpośrednio przez Kierownictwo Ministerstwa, w tym organizacja spotkań, wyjazdów, itp.
• Przygotowywanie dokumentów na polecenie Ministra oraz przełożonych.
• Prowadzenie ewidencji korespondencji – w tym z klauzulą "zastrzeżone" – przychodzącej i wychodzącej, oraz jej przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych.
• Prowadzenie wykazu (stosownie do poleceń przełożonego) zbiorów przepisów, decyzji, wytycznych, itp.
• Prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem potrzeb przełożonego w zakresie sprzętu, materiałów biurowych i spożywczych.

Wymagania niezbędne

• Co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w wykonywaniu zadań sekretarsko-asystenckich w jednostkach sektora finansów publicznych.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej.
• Znajomość organizacji urzędu i resortu spraw wewnętrznych i administracji.
• Podstawowa znajomość instrukcji kancelaryjnej.
• Podstawowa znajomość ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz ustawy o Radzie Ministrów.
• Orientacja na klienta, umiejętność radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych.
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów, umiejętność współpracy, skutecznego komunikowania się, rzetelność, gotowość do doskonalenia zawodowego.
• Wyrażenie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych lub posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Ukończony kurs/szkolenie dotyczące obsługi sekretariatu.
• Znajomość systemu obiegu korespondencji eDOK.